एक्सेल कितने प्रकार के होते हैं?

अगर आप किसी प्रोफेशन में काम करते हैं तो आप ने Ms Excel यानी Microsoft Excel का नाम तो जरूर सुना होगा। Excel निजी तथा सरकारी कार्यक्षेत्र में डाटा को संग्रहित करने के लिए इस्तेमाल किया जाने वाला एक टेक्निकल सॉफ्टवेयर है। एक्सेल क्या है? और एक्सेल के कितने प्रकार होते हैं? आदि से संबंधित जानकारी हासिल करने के लिए हमारे आर्टिकल को पूरा पढ़ें।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल क्या है? 

Ms Excel एक स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर (Spreadsheet) सिस्टम है जिसमें डाटा को संग्रहित करने के लिए कॉलम तथा पंक्तियां प्रदान की जाती है तथा इसमें डाटा को एमएस एक्सेल के विभिन्न प्रकार के फार्मूले इसके द्वारा दर्ज किया जाता है। ‌ एमएस एक्सेल को माइक्रोसॉफ्ट कॉरपोरेशन के द्वारा लांच किया गया था

और तब से लेकर आजतक बड़े पैमाने पर कंप्यूटर, लैपटॉप और स्मार्टफोन में एमएस एक्सेल एप्लीकेशन का प्रयोग डाटा को संग्रहित करने के लिए किया जाता है। साधारण भाषा में कहा जाए तो जैसे हम एक रजिस्टर में किसी भी प्रकार का हिसाब या डाटा लिखने के लिए पेज पर पंक्तियां तथा कॉलम बनाते हैं,

ठीक उसी तरह एक्सेल में भी पंक्तियां तथा कॉलम बने होते हैं जिसमें हम किसी भी प्रकार के डाटा को दर्ज कर सकते हैं। Ms Excel द्वारा Calculation, Decision Making, Prepare Data’s Graf, Prepare Report आदि सुविधाएं प्रदान की जाती है।

इसके अलावा एक्सेल में बड़ी गणितीय गणना को हल करने के लिए कई सारे फार्मूले तथा फंक्शन प्रदान किए जाते हैं। गणितीय गणना करने के लिए इसमें अंकगणितीय ऑपरेटर शामिल होता है, जिसमें (+ – * / %) आदि फंक्शन शामिल होते हैं तथा इंजन का उपयोग करके आप बड़ी से बड़ी गणितीय गणना को चुटकियों में हल कर लेते हैं। Ms Excel में जब दिए गए कॉलम तथा पंक्ति में कोई भी डाटा दर्ज किया जाता है

तथा जब यह पूरी तैयारी जाती या कल तो इसमें सभी डाटा दर्ज हो जाता है तो इसे ही Excel Worksheet कहा जाता है। Ms Excel में 10,48,576 पंक्तियां तथा 16384 कॉलम बने होते हैं तथा कॉलम तथा पंक्ति को मिलाकर खाने तैयार किए जाते हैं जिन्हें Cell कहा जाता है और इसी Cell में डेटा को दर्ज किया जाता है। एक Ms Excel Worksheet में करीब 17,17,98,69,184 Cell शामिल होते हैं। ‌

Ms Excel की पूरी फाइल को Ms Excel workbook कहा जाता है तथा एक एक्सेल वर्कबुक में अधिकतम 255 वर्कशीट को तैयार किया जा सकता है।

एक्सेल कितने प्रकार के होते हैं?

एमएस एक्सेल एक स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर है यह तो हमने जान लिया चलिए अब एम एस एक्सेल के प्रकार से संबंधित जानकारी हासिल करते हैं लेकिन उससे पहले आपको यह पता होना चाहिए कि एक्सेल में डाटा कितने प्रकार के होते हैं क्योंकि एक्सेल में डाटा ही महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है क्योंकि जब डाटा ही नहीं होगा तो कोई भी वर्कशीट तैयार नहीं की जाएगी।

एक्सेल में चार प्रकार के डाटा पर काम किया जाता है जिसमें टेक्स्ट डाटा ( Text Data ) नंबर डाटा (Number Data) लॉजिकल डाटा (Logical Data ) तथा एरेर डाटा (Error Data) आदि को शामिल है।‌ डाटा के चार प्रकार के आधार पर वर्कशीट को तैयार किया जाता है तथा आप इस प्रकार एक्सेल के निम्नलिखित चार प्रकार के विस्तार को समझें-:

1. Number Data

एक्सेल का सबसे पहला प्रकार नंबर डाटा कहलाता है। डाटा कि इस श्रेणी में बड़े नंबर या छोटे विभाजन, quantitative और qualitative डाटा को शामिल किया जाता है। क्वानटेटिव तथा क्वालिटेटिव डाटा दर्ज करते समय हमें इस के अंतर को ध्यान में रखना होता है कि दोनों डांटा एक अलग अलग भाग को दर्शाते हैं। ‌ जैसे एक वर्कशीट में आपने मात्रा तथा तिथि को दर्ज किया है लेकिन इसे स्प्रेडशीट में अलग-अलग डाटा फार्मूले के आधार पर ही सेट किया जाएगा। ‌ कुछ नंबर डाटा उदाहरण ( Number Data Example) नीचे दिए गए हैं-

• Monetary Total
• Whole Number
• Percentage
• Decimals
• Dates
• Times
• Integers
• Phone Numbers

2. Text Data 

एक्सेल का दूसरा प्रकार टेक्स्ट डाटा कहलाता है। ‌ डेटा की श्रेणी में Alphabetical, Numerical और Special symbol को शामिल किया जाता है। ‌ नंबर डाटा तथा टेक्स्ट डाटा के बीच सबसे बड़ा अंतर यही है कि आप नंबर डाटा में कैलकुलेशन का उपयोग कर सकते हैं लेकिन टेक्स्ट डाटा में ऐसा नहीं कर सकते हैं। टेक्स्ट डाटा में आप अपनी इच्छा अनुसार सेल के प्रारूप को बदल सकते हैं

ताकि आपकी वर्कशीट के अनुसार प्रारूप तैयार हो जाए। ‌ टेक्स्ट डाटा में आप कॉलम तथा पंक्तियों को लेबल कर सकते हैं ताकि आप विभिन्न प्रकार के डाटा का वर्कशीट में लेबल के आधार पर विश्लेषण कर सकें। एक्सेल आपके इच्छित वर्कशीट के प्रारूप को नहीं जानता है इसलिए आपको अपने प्रारूप को तैयार करने के लिए सेल के प्रारूप में मेन्युअल बदलाव करना ही होगा। कुछ टेक्स्ट डाटा (Text Data Example) के उदाहरण नीचे दिए गए हैं-

• Words
• Sentence
• Dates
• Time
• Address

3. Logical Data 

एक्सेल का तीसरा प्रकार लॉजिकल डाटा कहलाता है। इस प्रकार के डाटा में किसी भी प्रोडक्ट का Test या Compression शामिल होता है जिसमें लॉजिकल डाटा के फंक्शन के आधार पर प्रोडक्ट को सही या गलत बताया जाता है। ‌ कुछ लॉजिकल डाटा के उदाहरण नीचे दिए गए हैं-

• AND
• OR
• XOR
• NOT

4. Error Data 

एक्सेल का चौथा प्रकार एरेर डेटा कहलाता है। इस डेटा की श्रेणी में परिणाम के अधूरे या ग़लत भाग को त्रुटि के रूप में दर्शाया जाता है। ‌ उदाहरण के लिए यदि आप Number Data सेल पर किसी भी फंक्शन को चलाने की कोशिश कर रहे हैं लेकिन एक्सेल द्वारा इस पर #Value का प्रदर्शन किया जा रहा है

तो आप इससे भली-भांति समझ पाएंगे कि कहां पर गलती हो रही है और इसे किस तरह हल किया जा सकता है। ‌एरेर डाटा में  (#) फंक्शन आपको गलती बताने में सहायता करता है और इस तरह विभिन्न प्रकार के त्रुटि को समझकर गलतियों को हल करने में सक्षम हो जाते हैं। ‌

निष्कर्ष 

इस आर्टिकल में हमने आपको माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल से संबंधित सभी जानकारी दे दी है जिसमें माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल क्या है तथा माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के कितने प्रकार है आदि से संबंधित जानकारी पर विस्तार में चर्चा की है।